Archivierung der Verkaufs-Mails?

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lemmy
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Archivierung der Verkaufs-Mails?

Beitrag von lemmy »

Mich würde mal interessieren, ob und wie ihr eure Verkaufs-Mails archiviert.

Ich habe mir einen extra Ordner bei meinem E-Mail-Account angelegt und den ganzen BL-Schriftwechsel dort abgelegt. Jetzt ist allerdings mein Speicher fast voll dadurch und ich bin am überlegen, wie ich weiter verfahren sollte. :roll:

Was macht ihr mit euren Mails :?:
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elbroto

Beitrag von elbroto »

ich speichere solange bis die Trasaktion erfolgreich abgeschossen ist und beiderseitige Bewertungen vorliegen . Danach wird gelöscht.
mixalina
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Beitrag von mixalina »

Hi lemmy,

ich habe mir vorgenommen, alles 6 Monate aufzuheben und danach zu löschen. So kann ich am 01.01. und am 01.07. alles löschen, was die 6 Monate überschritten hat.

Allerdings hatte ich mir noch keine Gedanken gemacht, ob ich den Emailverkehr von den Käufern aufheben sollte, die mich noch nicht bewertet haben. Das wird ja leider auch immer mehr und mehr *seuftz*. :evil:

Wenn Du es gern aufheben willst, könntest Du ja alle Emails speichern und jeweils einmal im Jahr auf CD brennen. Aber das ist sicherlich ein sehr großer Aufwand, wenn man jede Email noch mal separat in einen Ordner auf die Festplatte speichert. :wink:
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antje
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Beitrag von antje »

Ich hab einen automatischen Speicher - wie lange, weiß ich gar nicht - aktiviert, der reicht schon mal aus. Und außerdem drucke ich sowieso jede Verkaufsmail aus, damt ich das Buch auch finde - bis ich in den "Bücherraum" komme, hab ich Titel etc. sonst schon wieder vergessen *dasalterdrückthaltaufsgehirn*. Also archiviere ich ganz altmodisch im Ordner für ca. ein Jahr - ja, ja, ich weiß - kostet zusätzlich Papier und Farbe, aber anders ists mir zu umständlich und unsicher. Geht doch nix über Aktenordner, die man auch anfassen kann, und die höchstens dann verschwinden, wenn ein Feuer ausbricht oder die Mäuse dran nagen :lol:
Viele Grüße, Antje
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Juxta
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Beitrag von Juxta »

elbroto hat geschrieben:ich speichere solange bis die Trasaktion erfolgreich abgeschossen ist und beiderseitige Bewertungen vorliegen . Danach wird gelöscht.
Ich benutze Thunderbird, aber auch da möchte ich natürlich mit meinem Festplattenplatz sparsam umgehen - darum wandern die Nachrichten nach abgeschlossener Transaktion auch bei mir in den Papierkorb. :)
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majo55
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Beitrag von majo55 »

Ich benutze Google-Mail. Da brauch ich keine E-Mails zu löschen. Ich habe zur Zeit 1.787 Mails gespeichert, das sind gerade 2% meiner Speicherkapazität. :lol: :lol: :lol:
ginafabia
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Beitrag von ginafabia »

Also ich drucke auch alle Verkaufsmitteilungen aus. Darauf wird notiert, wann ich dem Käufer eine Mail mit den Kontodaten gesendet habe und wann das Buch in welchen Briefkasten geschmissen wurde.
Früher habe ich noch genau Format und Gewicht der Sendung aufgeschrieben, falls etwas verloren geht.
Den Buchhalter merkt man da schon?!?
:oops:
Dann lege ich alles nach Alphabet in Aktenordner ab. Ich kann so alles nachverfolgen. Früher habe ich auch noch den Zahlungseingang drauf vermerkt, aber nun gebe ich immer gleich nach Zahlungseingang die Bewertung ab, und kann nun bei Booklooker bei den offenen Bewertungen sehen, wer noch nicht bezahlt hat. Habe aber Glück, die meisten zahlen innerhalb vier bis fünf Tagen, es dauert selten mal länger, und geben dieleute meist per mail Bescheid, das sie erst dann und dann zur Bank kommen.
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lemmy
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Beitrag von lemmy »

Vielen Dank erstmal für eure Antworten.
Ich bin mir zwar noch nicht so ganz sicher, wie ich weiter verfahren werde, aber es ist immer hilfreich, wenn man weiß, wie die anderen etwas handhaben.
Die Bestellmail drucke ich auch immer aus und hefte sie chronologisch ab, weil ich nicht immer den Computer anwerfen will, wenn ich die Empfangsadresse auf den Umschlag schreiben will. Da vermerke ich auch das Datum wann ich das Buch verschicke.
Die Mails habe ich anfangs nicht bewusst archiviert, sondern nur nicht gelöscht. Als ich dann aber so ein paar Kandidaten hatte, bei denen einige E-Mails hin und her gingen und der Zahlungseingang lange auf sich warten lies oder ein Geschäft tiptop abgewickelt hatte und eine 3-Sterne-Bewertung kassiert habe, waren das für mich dann doch Gründe die Mails als Beleg zu haben.
Außerdem bin ich in letzter Zeit dazu übergegangen erst dann zu bewerten, wenn ich eine Bewertung bekommen habe, da wüsste ich manchmal schon nicht mehr wie lange das mit dem Zahlungseingang gedauert hat, wenn ich nicht noch mal nachschauern könnte.
Nun ja, entweder mach ich auf die Ausdrucke der Bestellmails noch ein paar Vermerke oder ich schau mir das mit Google-mail nochmal näher an...
Oder weiß sonst noch jemand was?
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Flachs
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Beitrag von Flachs »

lemmy hat geschrieben:Oder weiß sonst noch jemand was?
Yahoo-Mail: 1 GB kostenloser Speicherplatz, angenehme Benutzeroberfläche, 500 Wegwerf-Adressen mit farbig markierten Mails für bessere Zuordnung zu den einzelnen Adressen, POP3-Abruf von anderen E-Mail-Konten und, und, und... - Ich mußte noch nie aus Platzgründen eine Mail löschen! :wink:
antje hat geschrieben:Geht doch nix über Aktenordner, die man auch anfassen kann, und die höchstens dann verschwinden, wenn ein Feuer ausbricht oder die Mäuse dran nagen

Das sehe ich auch so - und drucke mir immer zusätzlich alles aus! :lol:

@ginafabia:
Ein schönes Kartei- und Ablagesystem habe ich natürlich auch noch angelegt... :oops: :lol:

Aber wenn z. B. nach über einem halben Jahr noch jemand plötzlich auf die Idee kommt, eine seltsame Bewertung abzugeben, kann ich den kompletten Vorgang ohne weiteres wieder hervorholen und, falls nötig, auf solider Aktengrundlage einschreiten! :wink:

Und falls mich ein dumpfes Gefühl beschleicht, mit jemandem schon einmal zu tun gehabt zu haben, kann ich auch einfach nachschauen, wie das eigentlich lief! 8)
Der Wurm findet es merkwürdig und töricht,
daß der Mensch seine Bücher nicht frißt.
(Rabindranath Tagore)
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mein-troedelmarkt
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Beitrag von mein-troedelmarkt »

Hi,

ich kann jetzt nur von einer anderen "Firma" sprechen, habe hier noch nichts verkauft :cry: .

In meinem Email-Programm habe ich einen Ordner angelegt für den Verkauf und speichere dort die Verkaufsmitteilungen, die ich nach Abschluß der Transaktion in gewissen Abständen lösche.

Dann habe ich ein kleines Kassen-Programm wo ich meine erhaltenen Zahlungen mit allen für mich interessanten Daten eintrage. Man will ja wissen, was man für Kleinbeträge eingenommen hat. :lol:

Mit Bewertungen halte ich es so, ist das Geld eingegangen und der Artikel verschickt, gebe ich meine Bewertung ab.

Aus Erfahrung weiss ich, dass bestimmt 10% der Käufer keine Bewertung abgibt, warum auch immer, weiter 10% schreiben eh nur Blödsinn, der über die erhaltene Ware überhaupt nichts aussagt.

Natürlich freue ich mich über jede Bewertung und weise auch in meinem Verkaufsformular bzw. Email dezent darauf hin, aber wenn ich keine bekomme weine ich der schon lange nicht mehr hinter her.

Bei ungerechter Bewertung kann man ja auch noch seinen Kommentar dazu geben.

Mit der Bewertung zu warten, bis der Andere seine vorgenommen hat, davon halte ich garnichts. Wenn der Kunde genau so denkt, kann man ja warten bis zum Nimmerleinstag und es erweckt den Eindruck "bewertest du nicht gut - mache ich das auch nicht".
Meiner Meinung nach habe ich als Verkäufer zuerst zu bewerten, und zwar wie schnell ich mein Geld bekommen habe. Und wenn die Ware korrekt beschrieben war, brauch man eigentlich auch keine negative Bewertung zu fürchten. (Aber Deppen gibst ja immer, die meinen Gebraucht wäre Neu.)

Ich verkaufe ja überwiegend Singles. Ist eine verkauft, kommt sie in eine Hülle mit den Daten des Käufers usw., die ich auf einem Zettelchen notiere. Der erhält dann per Email meine Kontonummer und die Adresse an die geliefert werden soll, damit er noch Zeit hat, die eventuell zu korrigieren. Sollte dann der Artikel zurückkommen, muss der Kunde die dadurch entstandenen Kosten selber tragen. Aber das kommt zum Glück kaum vor.

Wünsche noch einen schönen Sonntag

Rosi
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mueslifresser
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Beitrag von mueslifresser »

moin moin,

also ich lösche die mails sobald das buch versendet ist. das hat jedoch nichts damit zu tun das ich keinen platz hätte, sondern schlicht mit der übersichtlichkeit die dann irgendwann fehlt.

da ich die booklooker-offline tabelle "aufgebohrt" habe, d.h. ich hab u.a. ein tabellenblatt "verkauft" hinzugefügt in dem ich alle verkauften bücher (mit bl-angaben, käufer, versandtag sowie geld-erhalten-abfrage) gespeichert habe, erübrigt sich das sammeln der verkaufsmails. übersichtlicher wird das ganze dann durch das ausblenden nicht benötigteer spalten.

im tabellenblatt "bücher" steht mein gesamter Buchbestand (hat den vorteil einer immer aktuellen Sicherung!), so dass es nur eine ctrl-x; ctrl-v übung ist.

viele grüße
m.
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fuerst51
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Beitrag von fuerst51 »

Hi,

ich bin zu google-mail gewechselt. Da ist jede Menge Speichplatz vorhanden.
Jeder Verkauf wird mit dem Vermerk "Verkauf Bl"( :D ) von mir gekennzeichnet. So kann ich jederzeit darauf zurückgreifen. Außerdem drucke ich jede Mail aus.
Allerdings nehme ich dafür Papier, dass schon auf einer Seite bedruckt wurde. Diese Ausdrucke sind für mich ja nur so für die Übersicht. :)

Vor einiger Zeit habe ich mir Etiketten gekauft und das Format im PC gespeichert. Aus der Verkaufsmail kopiere ich mir dann die Adresse auf die Etiketten und vermeide so Rechtschreibfehler oder Zahlendreher.

Wenn das Geld dann eingegangen ist, brauche ich das Etikett nur noch aufzukleben, Stempel "Büchersendung" drauf und ab zur Post.


Grüße

Fuerst51
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Vandam
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Beitrag von Vandam »

Elektronisch hebe ich mir die Mails nicht auf. Ich drucke sie auch aus. Meine BL-Aktivitäten verteilen sich auf mehere Standorte (Stadtbüro, Büro daheim, Bücherlager), und da ist ein altmodisches Blatt Papier, das man mit Bemerkungen vollkritzeln und von A nach B und C tragen kann, manchmal ganz praktisch.

Das ganze kommt dann in einen Aktenordner, chronologisch, und wenn der Ordner zu voll wird, fliegen die alten Vorgänge raus.

Für mich als kleinen Krauter tut's das. Hochprofessionelles Wirtschaften mit Tabellen ist da nicht nötig.
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tjum
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Beitrag von tjum »

Hm, da mach ich das ja fast schon am "professionellsten".

Zum einen archiviere ich die Bestellmails in einem eigenen Mailfolder. Das hat den Vorteil, dass man schnell etwas nachschauen kann - Computer durchsuchen Textdateien nun mal einiges schneller und zuverlässiger als ein Mensch das könnte. Also so Fragen wie "Das Buch hatte ich doch mal, wurde das verkauft?" oder "Der Name kommt mir so bekannt vor, habe ich dem schon mal was verkauft?" lassen sich dann eben schnell beantworten. Und es erlaubt gewisse Statistiken - ich hatte ja auch im Frühling mal eine gepostet, die daraus erstellt ist.

Außerdem lege ich ja jedem Buch eine auf Papier gedruckte Zahlungsaufforderung bei. Davon gibt es dann immer noch eine Zweitschrift, bei der der Adressaufkleber in die Ecke gedruckt und einfach ausgeschnitten wird. Diese Papiere stapel ich, darauf werden die Zahlungseingänge und abgegebenen Bewertungen abgehakt, verschickte Mahnungen notiert usw.. Bisher archiviere ich die auch noch alle, aber so langsam wird der Stapel recht gross...

Im Ganzen spielt dabei aber auch der technische Spieltrieb eine große Rolle, nicht nur die "Ordnung" ;)
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